1. 地域のニーズに応え、空室対策の切り札へ：外国人受け入れの拡大戦略
成都管理サービス様の外国人受け入れは、地域特性を的確に捉えることから始まりました。
「私たちの管理エリアには国立大学があり、以前から留学生の入居希望が比較的多かったのです。まずは、生活に慣れやすい学生さんを中心に受け入れをスタートしました」と同社の担当者は語ります。
その取り組みは、地域の需要拡大と共に進化していきます。近隣企業で働く外国人のための法人契約が増え、日本語学校に通う方々からの問い合わせも増加。この流れを受け、同社は新たな戦略に乗り出します。
「なかなかお部屋が決まらないオーナー様に対し、外国人入居者の受け入れを積極的にご提案するようになりました」。
これは、社会のニーズを的確に捉え、それを空室対策という形でオーナー様に還元する、まさにプロフェッショナルな管理会社ならではの視点。地域貢献と事業成長を両立させた、戦略的な拡大と言えるでしょう。
2. 最大の難関は「退去時」にあり！リアルな課題と3つの解決策
多くの実績を重ねる中で、同社はある大きな壁に突き当たります。それは、入居時や入居中よりもむしろ、「退去時」に頻発するトラブルでした。
「解約通知書はきちんと提出していただけるのですが、『退去の際は、管理会社のスタッフと一緒に室内の状況を確認する』という”立会い”の概念をご理解いただけないケースが後を絶ちませんでした。現地へ向かうと、すでにお部屋はもぬけの殻で、家具やゴミなどの残置物がそのまま…ということも珍しくありません」。
この状況は、残置物の処理費用がかさむだけでなく、敷金精算や原状回復費用の請求も困難にする、非常に悩ましい問題です。この深刻な課題に対し、成都管理サービス様が講じた対策は、組織力とテクノロジーを駆使した、まさに「仕組み」による改革でした。
対策①：専門部署の立ち上げによる徹底管理 まず、社内に「解約に特化した専門部署」を設立。これにより、解約受付から退去立会い日の調整、保証会社への事故報告期日の管理まで、一連のプロセスを専門スタッフが一元管理。対応の抜け漏れを組織的に防ぐ体制を構築しました。
対策②：外部サービスとの連携による円滑なコミュニケーション 入居者とのデリケートな日程調整には、多言語対応が可能な「生活サポートサービス」を積極的に活用。専門のオペレーターを介することで、言語の壁を越え、立会いの重要性を正確に伝え、スムーズな日程調整を実現しています。
対策③：解説動画（DX）の活用による「見える化」 さらに、解約から退去立会い、敷金精算までの一連の流れを解説した動画を作成。この動画を自社のホームページや入居者専用アプリからいつでも閲覧できるようにしました。活字だけでは伝わりにくい内容を映像で「見える化」することで、入居者の理解度を飛躍的に向上させることに成功したのです。
3. 滞納・生活トラブルの傾向は？データから見える実態
気になる家賃滞納や生活トラブルについては、「日本人入居者と比較して、件数が突出して多いという印象はありません」とのこと。ただし、外国人入居者特有の傾向も見られます。
家賃滞納: 「母国への長期帰省や旅行の際に、支払いが一時的に遅れてしまうケースが散見されます」。悪意のある滞納ではなく、不在中の支払い意識の違いが背景にあるようです。
生活トラブル: 最も多いのは「ゴミ出し」に関する問題です。
地域の分別ルールが理解できていない。
指定のゴミ袋を使わず、中身が見える袋や段ボールで出してしまう。
テレビや家具などの粗大ごみの処分方法がわからず、不法投棄になってしまう。
これらのトラブルも、騒音問題と同様に、多くは文化や生活習慣の違い、そして日本のルールを知らないことに起因します。
4. 成功の鍵は「丁寧な事前説明」と「仕組み化」：未来の管理会社への提言
最後に、これから外国人受け入れを検討する管理会社へ、貴重なアドバイスをいただきました。
「言語や習慣の違いがあるからこそ、日本人入居者以上に、あらゆる場面で丁寧な事前説明が不可欠です。特にトラブルになりやすい退去時のルールやゴミ出しについては、契約時に時間をかけて説明することが、結果的に後の管理負担を軽減します」。
そして、その「丁寧な説明」を支えるのが、これまで見てきたような「仕組み」の存在です。
「全てのスタッフが多言語対応できるわけではありません。だからこそ、多言語で案内できる動画や資料を整備したり、外部の生活サポートサービスを組み合わせたりすることで、誰が対応しても一定の質を担保できる体制を整えておくことを強くお薦めします。管理側の負担を増やさずに、スムーズな受け入れを実現できます」。
さらに、こう付け加えます。
「いきなり全ての外国人を受け入れるのに抵抗があるなら、まずは学生や法人契約といった、比較的リスクが低いと考えられる層から始めて、ノウハウを蓄積しながら徐々に拡大していくのも賢明な方法です」。
14,000戸超の管理実績に裏打ちされた株式会社成都管理サービス様の言葉は、外国人受け入れが「気合と根性」で乗り切るものではなく、「事前の準備と仕組み」で成功に導けることを教えてくれます。
